IDaaSで従業員のログイン時間とコストを削減する
2017年9月、日本最大の金融グループである、三菱UFJフィナンシャル・グループが「プロセスの自動化により、9500人相当の労働量を削減する」と報道されました。ITの導入と活用によるメリットは多岐に渡りますが、その最も大きなものの一つは「自動化・処理の迅速化による人件費削減」であることは疑いありません。これまで脈々と行われてきた方法を一から見直し、改善することで、大きなコスト削減効果を生みます。
コスト削減は、小さな努力の積み重ねの結果、大きな削減幅として現れます。よって、目に見えないコストを以下に削減するかという観点が必要になります。削減できるコストの中には、従業員が毎日行っているシステム・クラウドサービスへのログインも含まれます。
従業員の時間を守ることの重要性
従業員が仮に一日8時間勤務だとして、本当に集中できる時間はどれくらいでしょうか。これには諸説ありますが、短い数字だと1時間半程度、そして長い数字でも4時間程度という回答が多くなります。「朝の出社直後はメールチェックなどで忙しく、そこから集中してきたところで昼食。昼食が終わると少し眠気があるので集中力が落ち、夕方になると再び集中力が高まる」という方も多いのではないでしょうか。
本当に集中力を発揮できる時間が短いのだとしたら、その時間を尊重する必要があります。つまり、従業員から集中力を奪うような手間だったり、面倒ごと、トラブルなどをできるだけ少なくすることが重要です。例えば、集中して仕事をしている従業員が「パソコンのトラブル」で、集中力と時間を浪費してしまうようなことは避けなければなりません。
日本は他の先進国と比べて生産性が低いと言われています。一人当たりGDPを比較すると、国連の統計では27位となっています。アメリカ、オーストラリア、イギリス、ドイツなどの国々より低いだけでなく、この10年で著しい経済成長を遂げた香港、マカオ、シンガポール、アラブ首長国連邦、イスラエル等よりも低くなっています。
生産性が低いということは、逆に考えれば生産性を高める余地が多くあるということです。残業を含めた長時間労働を強いるのではなく、勤務時間内にできるだけ集中して、多くのことを成し遂げるためにどのような環境づくり、システム整備が必要か考える必要があります。
従業員任せのログインにより失われる生産性
往々にして「セキュリティ」と「生産性」は相反するものです。セキュリティを高めると、手間がかかることにより生産性は低減する、しかし生産性だけを考えているとセキュリティは低くなってしまう、というジレンマです。これは従業員が利用するシステム、クラウドサービスへのログインにおいても顕著です。
Windows 95の時代には、ログイン時に必要なパスワードは「8桁以上」とだけ定めているサービスが多くありました。しかし、外部からの攻撃に対抗するために、現在では「使い回しではない、半角英語大文字、半角英語小文字、数字、記号を含む8桁以上」などと設定されることが一般的になりました。つまり、より高いセキュリティを従業員に課し、結果手間を増大させ、ログインに関する生産性を低下させることになりました。
かつては、パスワードを容易に覚えることができたので、数秒でパスワードの入力を完了することができました。しかし、複雑性が増すにつれ、パスワードの入力に時間がかかっています。何か作業を行っているときに、パスワードを思い出しながら入力する、そして入力を間違って再度入力する、ということは、かかる時間だけでなく集中力を阻害してしまうというデメリットも同時にあるのです。
そして、パスワードの入力は1日1回ではありません。パソコンログイン時に自動ログインされるアプリ（主にパソコンにインストールされているアプリ）もありますが、ブラウザを開いてログインが必要なクラウドサービス（Office 365、G Suite、Salesforce、Amazon Web Services [AWS] など）も多数あります。一日のうちに、業務でログインが必要なアプリ、サービスの数は少なくても数個、多い場合には10を超えることもあるでしょう。
シングルサインオン導入によるコスト削減を試算
一度のログインにかかる時間は数秒から20秒程度だと言われています。しかし、一日に複数のアプリにログインし、セッションが切れた後に再びログインするとなると、一日に10回、20回とログインを行っている従業員も多いことでしょう。
ログイン回数が増えることは、ログインにかかる一日の合計時間も長くなります。このログインにかかる時間は従業員の生産性を阻害する「小さな無駄・コスト」になっています。この無駄・コストを削減し、パスワードをクラウドで管理して自動入力する製品が、GMOグローバルサインが提供する、無料のIDaaS シングルサインオン製品「トラスト・ログイン」です。
トラスト・ログインを利用すると、Chromeブラウザから簡単にシングルサインオンが出来、ID・パスワードを都度入力する必要がありません。Chromeブラウザでパスワードを保存し、自動入力させる機能がありますが、これはパスワードを平文で表示させることができるためセキュリティ的に安全ではありません。
トラスト・ログインを利用することで、具体的にどれくらいの無駄削減・コスト削減ができるかについて、「トラスト・ログイン費用対効果試算」を利用することで、貴社の組織でどの程度の無駄・コストが削減できるかを試算することが可能です。
上記では、以下の条件で試算を行っています。
- 従業員数 1,000人
- 従業員の年収 500万円
- 従業員の１日の平均ログイン回数 10回
- ログインにかかる時間 10秒/1回
この試算の場合ですと、以下の数字が出てきました。
- 従業員1人がログインの為に使っている時間 37分/月
- 会社全体でログインにかかっているコスト 1751万8939円/年
- 会社全体でログインにかかっている時間 7400時間/年
積み上げてみると実に大きな数字となります。小さな無駄が積もると、これだけ大きな数字になることがご理解いただけたのではないかと思います。
他のシングルサインオン、IDaaS製品と異なり、トラスト・ログインは無料で導入でき、アプリ数の制限やユーザー数の制限なく利用ができます。つまり、テスト利用だけでなく、全社的に利用した場合でも無料でご利用いただけます。そして、トラスト・ログインを利用する上で目障りな広告などが表示されることもありません。高機能のシングルサインオン・IDaaS製品を無料で提供できる理由は、トラスト・ログインの開発運用元である「GMOグローバルサイン」が、既にSSL認証局の運用においてビジネス基盤があるためで、この点がビジネス基盤が不安定なベンチャー企業とは大きく異なります。
ぜひ、トラスト・ログインを利用して、従業員の時間とコストの無駄を削減しましょう。